Referenz · Konzernumfeld

Vom Papierbeleg zum geprüften Workflow.

Ein fehleranfälliger Prozess aus Formularen, Excel-Dateien und Papierbelegen wurde zu einem durchgehenden digitalen Ablauf — von der Erfassung unterwegs bis zum Export in die Buchhaltung.

Ähnliches Vorhaben besprechen

Ausgangslage

Jede Reise erzeugte drei Baustellen.

Mitarbeitende sammelten Belege, füllten Formulare aus und schickten Papier durch das Haus. Vorgesetzte prüften ohne Kontext, die Buchhaltung übertrug von Hand — und niemand konnte sagen, wo eine Abrechnung gerade lag.

Unvollständige Anträge: Fehlende Belege fielen erst in der Buchhaltung auf, oft Wochen später.
Unklare Zuständigkeit: Bei Vertretungen blieben Freigaben liegen, ohne dass es auffiel.
Doppelte Erfassung: Dieselben Angaben wurden mehrfach in verschiedene Systeme getippt.

Lösung

Was wir gebaut haben.

Ein Ablauf, der die Regeln selbst kennt und anwendet.

01Erfassung unterwegs

Reisen und Belege werden direkt erfasst, Belege als Foto angehängt. Pflichtangaben und Plausibilitätsprüfungen verhindern unvollständige Anträge von Anfang an.

02Regelwerk

Kilometersätze, Tagespauschalen und Genehmigungsgrenzen sind zentral gepflegt. Berechnungen entstehen automatisch im System.

03Freigabe-Workflow

Freigaben laufen nach Betrag und Organisationseinheit über definierte Stufen, mit Vertretungsregelung und vollständigem Protokoll. Jeder sieht, worauf ein Antrag wartet.

04Prüfung in der Buchhaltung

Die Buchhaltung prüft in einer Sammelansicht, stellt Rückfragen direkt am Antrag und korrigiert nachvollziehbar direkt im Vorgang.

05Export & Auswertung

Freigegebene Abrechnungen gehen als Buchungssätze in die Finanzsoftware. Auswertungen zeigen Reisekosten je Kostenstelle und Zeitraum.

Projektverlauf

Wie das Projekt gelaufen ist.

Erst das Regelwerk klären, dann bauen — sonst digitalisiert man Ausnahmen.

Regelklärung

Reiserichtlinie, Sonderfälle und gelebte Praxis wurden abgeglichen und auf ein entscheidbares Regelwerk reduziert.

Kernablauf

Mobile Erfassung und Freigabestufen gingen zuerst live, zunächst in einem Pilotbereich.

Buchhaltung

Prüfansicht und Buchungsexport schlossen die letzte manuelle Übertragung.

Rollout

Weitere Abteilungen kamen etappenweise dazu, jeweils mit kurzer Schulung der Key-User.

Ergebnis

Was der Prozess heute leistet.

Der größte Effekt liegt in den Wartezeiten zwischen den Schritten.

01Nichts bleibt liegen

Jeder Antrag hat einen sichtbaren Status und eine zuständige Person.

Vertretung greift automatisch

02Vollständig von Anfang an

Prüfungen bei der Erfassung verhindern Rückläufer aus der Buchhaltung.

Belege direkt angehängt

03Prüfbar

Jeder Schritt ist protokolliert — für interne Revision und externe Prüfung.

Vollständige Historie

Häufige Fragen

Details zum Projekt.

Warum keine Standardlösung für Reisekosten?

Der Kunde hatte Vorgaben aus dem Konzernumfeld und bestehende Systeme, an die angebunden werden musste. Die Anpassung eines Standardprodukts an dieses Regelwerk und die Freigabestruktur wäre nicht günstiger gewesen.

Wie kam der Betriebsrat ins Spiel?

Früh. Weil personenbezogene Daten und Auswertungen betroffen sind, wurden Zweck, Zugriffsrechte und Protokollierung vor Umsetzung abgestimmt.

Wurden Altdaten übernommen?

Nur abgeschlossene Abrechnungen als Archiv. Laufende Vorgänge liefen im alten Weg zu Ende — das war einfacher als eine Zwischenmigration.

Wie lief die Anbindung an die Finanzsoftware?

Über einen definierten Buchungssatz-Export mit fachlicher Abnahme durch die Buchhaltung. Fehlerhafte Sätze werden abgewiesen und im System sichtbar gemacht.

Nächster Schritt

Sprechen wir über Ihr Vorhaben.

Der kleinste sinnvolle Schritt ist ein gemeinsamer Workshop. Danach wissen Sie, was Ihr Vorhaben grob kostet — und wir, ob wir die Richtigen dafür sind.